Должностная Инструкция Аудитора Счетной Палаты
ВОРОНЕЖСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА РЕШЕНИЕ от 16 ноября 2011 г. N 642-III ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ Список изменяющих документов (в ред. Решений Воронежской городской Думы от, от, от, от, от, от ) В соответствии с городского округа город Воронеж Воронежская городская Дума решила: 1. Утвердить о Контрольно-счетной палате городского округа город Воронеж согласно приложению. Председатель Контрольно-счетной палаты городского округа город Воронеж, назначенный на должность до вступления в силу настоящего решения Воронежской городской Думы, осуществляет свои полномочия до истечения срока полномочий, на который он назначен. Организационно-штатные мероприятия, связанные с реализацией настоящего решения Воронежской городской Думы, проводятся Контрольно-счетной палатой городского округа город Воронеж и Воронежской городской Думой в течение трех месяцев со дня вступления в силу настоящего решения Воронежской городской Думы.
Должностная инструкция аудитора Контрольно-счетной палаты Владимирского городского Совета народных депутатов.
Признать утратившими силу решения Воронежской городской Думы: - от 'Об утверждении Положения о Контрольно-счетной палате городского округа город Воронеж'; - от 'О внесении изменений в решение Воронежской городской Думы от N 205-II 'Об утверждении Положения о Контрольно-счетной палате городского округа город Воронеж'; - от 'О внесении изменений в решение Воронежской городской Думы от N 205-II 'Об утверждении Положения о Контрольно-счетной палате городского округа город Воронеж'. Решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
Глава городского округа город Воронеж С.М.КОЛИУХ Приложение к решению Воронежской городской Думы от N 642-III ПОЛОЖЕНИЕ О КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ Список изменяющих документов (в ред.
УТВЕРЖДЕНА распоряжением председателя Контрольно – счётной палаты города Братска от № ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Контрольно – счётной палате муниципального образования города Братска 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в Контрольно – счётной палате муниципального образования города Братска (далее по тексту – Инструкция) разработана с учетом требований ГОСТа Российской Федерации Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 2003г. И Основными правилами работы архивов организаций (одобренными решением Коллегии Росархива от ). Инструкция является внутренним нормативным документом, регламентирующим единую систему документационного обеспечения деятельности Контрольно – счётной палаты муниципального образования города Братска (далее по тексту - КСП города Братска), устанавливающим общие требования к служебной переписке и делопроизводству, организации работы с документами в палате. Нормы настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство КСП города Братска, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.
Правила ведения служебной переписки и делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера и документы с грифом « Для служебного пользования». Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренными настоящей Инструкцией, обязательно для всех аудиторов и специалистов КСП города Братска (далее по тексту – служащие КСП города Братска). Непосредственная ответственность за соблюдение установленных правил и порядка служебной переписки, работы с документами возлагается на аудиторов КСП города Братска. Служащие КСП города Братска несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается председателю Контрольно – счётной палаты муниципального образования города Братска (далее по тексту – председатель КСП города Братска). Передача документов, их копий служащим сторонних организаций допускается только с разрешения председателя КСП города Братска. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их содержанию или исполнению. При уходе служащего КСП города Братска в отпуск, увольнении имеющиеся у него индивидуальные документы (отписанные ему лично) по указанию председателя КСП города Братска передаются другому служащему КСП города Братска по акту приёма передачи документов. Служебные документы должны храниться аккуратно, с соблюдением мер, предотвращающих доступ к ним посторонних лиц и их утерю.
Взаимодействие со, передача им служебных документов КСП города Братска, а так же их копий разрешена только с личного разрешения председателя КСП города Братска, в иных случаях категорически запрещается. Документация КСП города Братска 2.1 Деятельность КСП города Братска обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, состав которой определен исходя из компетенции КСП города Братска, установленной Положением «О Контрольно – счётной палате муниципального образования города Братска» утверждённым Решением Думы города и Регламентом КСП города Братска, круга ее управленческих функций и порядка решения служебных вопросов. 2.2 В КСП города Братска применяются следующие категории служебных документов: а) организационные документы палаты: Регламент КСП города Братска; структура и штатная численность; штатное расписание; положения и правила; инструкции; стандарты; иные документы, определяющие организационные принципы функциональной деятельности КСП города Братска.
Б) распорядительные документы КСП города Братска: решения КСП города Братска; распоряжения председателя КСП города Братска; поручения председателя КСП города Братска; приказы председателя КСП города Братска по личному составу; иные документы председателя КСП города Братска, имеющие распорядительный характер. В) аудиторские документы КСП города Братска: аудиторские акты по результатам проверок и ревизий; аудиторские заключения; отчеты о работе КСП города Братска за год (отчеты КСП города Братска); годовые отчеты аудиторов КСП города Братска; информационно-аналитические записки и информационно-аналитические справки; иные документы, изданные по результатам аудиторской (контрольно-ревизионной, экспертной и аналитической) деятельности палаты. Г) документы по персоналу (кадровой службы) КСП города Братска. В КСП города Братска используются следующие виды бланков документов: 1) подготавливаемые на компьютере с использованием шаблонов: бланки письма (угловой); бланк аудиторского акта; бланк аудиторского заключения; бланк приказа или распоряжения; командировочный лист; 2) с помощью программы «1С Бухгалтерия»: документы, используемые в кадровой службе и; 3) типографским способом: трудовых книжек с вкладышем, чековых книжек и других документов строгой отчетности Эти бланки различаются набором реквизитов. Общий бланк используется для изготовления любых документов палаты, кроме письма. Устанавливают два стандартных формата бланков документов А4 (210 x 297 мм) А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки строгой отчетности К относятся бланки палаты: удостоверений личности; трудовые книжки с вкладышами; чековые, квитанционные и расчетные книжки; другие бланки КСП города Братска, расходование которых предусмотрено с учетом по экземплярам. При издании бланков строгой отчетности во всех случаях предусматривается их тираж и нумерация. Бланки строгой отчетности подлежат учету.
Их учет ведется ответственными за делопроизводство лицами раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме, которая включается в номенклатуру дел палаты. Оформление аудиторских, кадровых, бухгалтерских и иных специфических документов палаты производится в соответствии с действующими стандартами, предусмотренными общероссийскими, отраслевыми и областными унифицированными формами документов (УФД) по данным сферам деятельности КСП города Братска, Регламентом КСП города Братска и настоящей Инструкцией.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются служащие КСП города Братска, допускается писать от руки (заявления, объяснительная, служебная записка и т. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Допускается печатание внутренних документов КСП города Братска с использованием оборотной стороны листа. Оформление реквизитов документов 3.3.1. │ 210 │ ││ Образец №2 2. 40 │ │ - ├────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ / │28│ │ │ │ │ 16 │ │ │ │ │ / │ / │ │ │ │ ────│ - └────────────────────────────────────────┘ │ │ / │ │ │ 20 │ │ │ │ / │ │ / ────└────────────────────────────────────────────────────┘─── │ 210 │ ││ 3.3.2.
Герб города Братска Герб города Братска установленного образца помещается на бланке постановлений, решений председателя КСП города Братска, решений коллегии КСП города Братска, располагается над реквизитом «Российская Федерация» и выравнивается по центру. Сокращения наименования Допускается применение сокращенного наименования Контрольно-счетной палаты муниципального образования города Братска – КСП города Братска. Справочные данные о КСП города Братска включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного КСП города Братска, должно быть определено настоящей инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование документа Наименование вида документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующих.
Над наименованием документа указывается: 1) «РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ», располагается под гербом города, печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 12, пишется без кавычек. 2) Через 1 межстрочный интервал ниже, – наименование субъекта – «ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ». Указанные реквизиты печатаются 12 размером шрифта прописными буквами и выделяются полужирным шрифтом. Выравниваются по центру ( см. Пример №1: РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ 12 шрифт ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ по центру 3) Наименование «Контрольно – счётная палата муниципального образования города Братска» указывается через 1 межстрочный интервал от наименования субъекта, печатается 14 размером шрифта прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом ( см.
Пример№2: РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ 12 шрифт 1 интервал Контрольно – счётная палата муниципального образования 14 шрифт города Братска 1 интервал РЕШЕНИЕ 16 шрифт по центру В распорядительных документах (постановлениях коллегии КСП города Братска, решениях, распоряжениях председателя КСП города Братска, поручениях председателя, приказах по личному составу) наименование документа печатается через 1 межстрочный интервал от реквизита «КСП города Братска» 16 шрифтом ( см. В организационных документах (Регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, положения, правила, инструкции, стандарты) наименование документа печатается - через 2 межстрочных интервала от даты утверждения 14 шрифтом. Пример № 9) В справочно-информационных документах наименование документа печатается 14 шрифтом, выравнивается по центру либо печатается от границы левого поля документа. Реквизит пишется прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта (кроме акта аудиторской проверки) - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 2007 года следует оформлять.
При оформлении даты подписи точка после цифры года не ставится. Точка после цифры года ставится только в конце предложения, так же не пишется слово год и его сокращения – «г». Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 г., этот способ используется при составлении документов, содержащих сведения финансового характера. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами администрации, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер документа указывается в правой верхней заголовочной части листа через 1 межстрочный интервал от реквизита «Наименование документа». Пример №3) 3.3.7.Ссылка на регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется только на ответных письмах.
Дата и номер для ссылки переписываются из документа, на который должен быть дан ответ. Пример № 3: На № от. Место составления или издания документа Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 'Наименование организации' и 'Справочные данные об организации'. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 3.3.9 Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица, которые при оформлении документа указываются в правом верхнем углу первого листа документа. Пример №4) При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, указанной. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают.
Пример № 4: Счетная палата Российской Федерации Управление по взаимодействию с контрольно-счетными органами Российской Федерации Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Пример № 5) Пример № 5: Заместителю председателя комиссии по контрольной деятельности Законодательного собрания Иркутской области или Законодательное собрание Иркутской области Заместителю председателя Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Пример № 6) Пример № 6: Администрации городов и районов Иркутской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово 'Копия' перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита 'Адресат' может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Пример № 7) Пример № 7: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Пример № 8) Пример № 8:, г. Липки, Киреевский р-н,., 301264 3.3.10.
Гриф утверждения документа Особым способом введения документа является его утверждение Документ утверждается председателем КСП города Братска. При утверждении документа председателем КСП города Братска гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» или «Утверждаю» - без кавычек и двоеточия печатается 14 шрифтом, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример №№ 9,10). Пример № 9: УТВЕРЖДАЮ 14 шрифтом ( Утверждаю) Председатель КСП города Братска (личная подпись) Дата 2 межстрочных символа 14 шрифтом ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ выравнивается по центру При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом, распоряжением, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в, его даты, номера. Пример № 10: 14 шрифтом УТВЕРЖДЕНО 1 межстрочный интервал распоряжением председателя 14 шрифтом Контрольно – счётной палаты муниципального образования города Братска от № Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция Резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. ( Пример№11) Пример № 11: Прошу подготовить. (Личная подпись) Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок в кавычки не выделяется.
Перенос слов в заголовке не допускается, нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в распорядительных документах отделяется 2 межстрочными интервалами от реквизита «дата» и «номер» и от текста документа. Печатается заголовок 14 шрифтом через 1 межстрочный интервал, пишется с заглавной буквы и начинается от левого поля документа. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков.
Если объем заголовка занимает больше пяти строк, то его рекомендуется печатать от левого до правого края текста и выравнивать по центру. В организационных документах заголовок печатается под наименованием вида документа через одинарный интервал, выравнивается по центру, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Пример № 12: ПРИКАЗ 14шрифт о создании аттестационной комиссии чего (кого)? Пример № 13: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ведущего специалиста К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Отметка о контроле Отметка о контроле – это отметка о контроле исполнения документа, которая обозначается буквой «К» или словом « Контроль». Контроль исполнения резолюции председателя с пометкой «К» на входящих документах осуществляется ведущим специалистом КСП города Братска.
Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой 'К' или словом 'Контроль'. Данная отметка проставляется ручкой. О состоянии исполнения документов, поставленных на контроль, ведущий специалист КСП города Братска информирует председателя КСП города Братска. В таком же порядке осуществляется контроль за выполнением резолюции председателя палаты на документах, в которой указан срок ее выполнения. Текст документа Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается от левой до правой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документов рекомендуется печатать 14 шрифтом через 1- 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1 – 2 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
При большом объеме текста документа (более 5 листов) допускается его печатание через 1 межстрочный интервал 14 шрифтом. В этом случае между абзацами необходимо делать дополнительный интервал, то есть абзац от абзаца отделяется полуторным интервалом.
Тексты могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки. Заголовки и подзаголовки печатаются с заглавной буквы. Заголовки выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
Подзаголовки печатаются на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с заглавной буквы и заканчивается точкой. При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т. Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Если таблица большая и не вмещается на один лист, то она переносится на следующую страницу. При переносе части таблицы на другую страницу заголовок таблицы не повторяется, а нумеруются вертикальные графы. На следующей странице пишется «Продолжение» с указанием номера и повторением нумерации граф на следующей странице. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.
Д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах, подписываемых председателем КСП города Братска (приказ, распоряжение и т. Д.) текст излагают от первого лица ('приказываю', 'предлагаю', 'прошу'). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ( 'постановляет', 'решил'). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ( 'приказываем', 'решили').
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ( 'слушали', 'выступили', 'постановили', 'решили'). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ( 'отдел осуществляет функции', 'комиссия установила'). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ('просим направить', 'направляем на рассмотрение'); от первого лица единственного числа ('прошу направить', 'прошу выделить'); от третьего лица единственного числа ('КСП города Братска направляет', 'КСП города Братска считает возможным'). Если документ имеет более 1 страницы, то страницы нумеруются арабскими цифрами – (1,2,3) без точек и тире. Номер страницы проставляется в нижнем правом углу поля листа. На первом листе нумерация не ставится. Отметка о наличии приложений Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. Пример № 14) Пример № 14: Приложение: Сведения о выявленных нарушениях в результате аудиторской проверки на 6 л.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Пример № 15) Пример № 15: Приложение: 1. Положение «О КСП города Братска» на 15 л. Должностная инструкция аудитора КСП города Братска на 3 л. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Законодательного собрания Иркутской области от /17 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. Только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом листе в правом верхнем углу пишут 'Приложение №' с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Пример № 16) Пример № 16: Приложение к распоряжению председателя КСП города Братска от N 9-р При наличии к распорядительному документу одного приложения его номер не указывается. Пример № 17) Пример № 17: Приложение к распоряжению председателя КСП города Братска от N 9-р Допускается выражение ' ПРИЛОЖЕНИЕ №' ('ПРИЛОЖЕНИЕ ') печатать прописными буквами.
Подпись 3.3.16.1. Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. Должностные лица КСП города Братска подписывают документы в пределах их компетенции. Служебные документы в пределах полномочий подписываются: 1) служебные письма, запросы, решения коллегии КСП города Братска, распоряжения, приказы, поручения и указания - председателем КСП города Братска; 2) коллегии КСП города Братска - председательствующим и секретарем коллегии; 3) акты контрольно – ревизионных мероприятий - аудиторами и привлеченными специалистам, непосредственно участвовавшими в проверке (ревизии), а так же руководителем и объекта контроля.
4) заключения по результатам проверок, обследований и экспертиз - председателем КСП города Братска и направляются Думе города Братска и мэру города. Служебные документы, составляемые в КСП города Братска на правах подписываются председателем КСП города Братска. На протоколах коллегий КСП города Братска ставятся две подписи (председательствующего и секретаря коллегии), а на комплексных актах контрольно – ревизионных мероприятий ставятся подписи всех аудиторов, участвующих в их издании. Служебные документы КСП города Братска, а так же иных организаций, учреждений не имеющие подписей лиц издавших документ или лиц, которые должны этот документ утверждать считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением черты перед наименованием должности запрещается. В состав реквизита ' Подпись' входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Пример № 18) Пример № 18: Председатель Контрольно-счетной палаты муниципального образования города Братска или на бланке: Председатель (личная подпись) При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Пример № 19) Пример № 19: Председатель (личная подпись) Аудитор (личная подпись) При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Пример № 20) Пример № 20: Председатель Контрольно-счетной палаты Председатель Контрольно-счетной муниципального образования города Братска Палаты Иркутской области (Личная подпись) (Личная подпись) При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Пример № 21) Пример № 21: Председатель комиссии (Личная подпись) Члены комиссии (Личная подпись) (Личная подпись) (Личная подпись) 3.3.17. Согласование документа Согласование проводится с целью проверки целесообразности и своевременности служебного документа, соответствия его действующим, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, оценки проекта.
Согласование может проводиться как внутри КСП города Братска, так и вне КСП города Братска с другими организациями и должностными лицами. Внутреннее согласование проводится с главным специалистом и председателем КСП города Братска, участие которых предусмотрено при реализации документа, либо есть необходимость в их компетентной оценке проекта. Главным специалистом и председателем КСП города Братска согласовываются – результаты проверок, заключений, обследований, экспертиз. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа проводится с организациями, если содержание документа затрагивает их интересы или требуется компетентная консультация (экспертное заключение) по проекту. Внешнее согласование документа оформляется протоколом согласования либо грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, печатается 14 шрифтом, без кавычек, без отделения от наименования должности лица с которым документ согласовывается (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Гриф согласования пишется на последнем листе оригинала документа.( см. Пример №22) Пример № 22: СОГЛАСОВАНО Председатель КСП города Братска (личная подпись) дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо КСП города Братска /22-127 Согласование документа (внутреннее) оформляют словом Согласовано и визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример 23) Пример № 23: Согласовано Начальник юридического отдела (личная подпись) Дата 3.3.15. Замечания к документу При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела (личная подпись) дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Рассылка документа Рассылка оформляется на оборотной стороне последнего листа документа и отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами. Слово «Рассылка» печатается с заглавной буквы от левой границы текстового поля (без кавычек). Фамилии должностных лиц органов администрации и других организаций (с указанием количества экземпляров), которым необходимо разослать подписанный документ, печатается в строчку от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал в именительном падеже. Пример № 24) Пример № 24: Рассылка: Попова, Дорошенко (2). Ответственность за правильное указание рассылки лежит на исполнителе документа.
Печати и штампы Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовая и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, контроле, других отметок применяются соответствующие мастичные штампы. Печать должна быть хорошо читаема. Проставляется так, чтобы ее оттиск затрагивал часть подлинной подписи лица, подписавшего документ, либо в специально отведенном для этого месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом « М. Перечень документов, на которые ставится печать, и порядок использования печатей и штампов в КСП города Братска определяются Правилами изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов КСП города Братска.
( см образец № 3) Образец № 3 Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать КСП 1. Акты (приема оборудования, основных средств КСП города Братска,; списания; уничтожения документов и т. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. Договоры (хозяйственные; трудовые; гражданско-правовые; о материальной ответственности и т. Заявления (на; об отказе от акцепта и т.
Командировочные удостоверения. Образцы оттисков печатей и подписей работников КСП, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Платежные поручения. Представления и ходатайства о награждении орденами и медалями, премиями и т. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).
Справки о начисленной и причитающейся зарплате и т. Кассовые чеки. Отметка о заверении копии, выписки 3.3.20.1.
Заверение копии документа производится в целях удостоверения её соответствия подлиннику. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверку подлинной подписи. Документы заверяются гербовой печатью КСП города Братска (с изображением герба города Братска). Примерный перечень документов, которые подлежат заверке, приведен в образце № 3.
При заверке соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется: заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек), должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию, дата заверения. Пример № 24) Пример № 25: Копия верна Председатель КСП города Братска ( Личная подпись) Дата Допускается копию документа заверять печатью, КСП города Братска «Копия верна» по усмотрению председателя КСП. Выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящегося к определённому вопросу, факту или лицу. В выписке указываются слова «Выписка из», наименование документа, дата подписания, его номер и заголовок.
Затем следует нужная часть, после которой указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник документа, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок аналогично заверению копий.
Отметка об исполнителе Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто фактически составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается 12 шрифтом и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу документа. Пример 26) Пример № 26: 43 24 21 На и распоряжений отметка об исполнителе ставится на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «согласование» и «рассылка». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа. Данный реквизит включает в себя: слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении или его копию; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки. Пример№27) Пример № 27: В дело 12-25 за 2007 г.
Скуратов 24.05.07 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и исполнителем документа или руководителем органа администрации, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении документа ставится на первом листе входящих документов с помощью соответствующего штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.
Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова 'В дело'; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем отдела, в котором исполнен документ. 4.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КСП ГОРОДА БРАТСКА 4.1. Порядок обработки поступающей корреспонденции в КСП города Братска 4.1.1. Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем, а также получены в структурных подразделениях по работе со служебными документами МУ Администрации города Братска. Документы, поступившие в КСП города Братска, а так же адресованные служащему КСП города Братска, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение председателю КСП города Братска.
Учебник литература 9 класс. Прием документов (кроме расчетно-денежных) служащими КСП города Братска, независимо от их служебного положения, непосредственно от представителей организаций запрещается. Допускается осуществлять прием непосредственно от представителей организаций только председателю КСП города Братска. Прием корреспонденции от предприятий связи производится в согласованные с ними сроки.
Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности их доставки и целостности упаковки, вскрытии конвертов, за исключением адресованных «лично», проверке наличия и целостности вложенных документов, правильности адресации, фиксации факта поступления документа. Конверты от поступивших документов (в том числе от граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, когда поступившие документы имеют просроченный срок исполнения, а также при поступлении личных и доплатных документов. При приеме телеграмм и факсограмм проверяется дата их подачи, общее количество страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, их читаемость и в конце текста указывается время приема и фамилия принявшего ее ответственного лица.
Телефонограммы принимаются и регистрируются в приемной КСП города Братска и докладываются председателю КСП города Братска. Поступившие бухгалтерские документы подлежат обязательной проверке ведущим специалистом как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Заявления, жалобы и письма без подписи рассмотрению не подлежат и возвращаются адресату. Первичная обработка поступившей корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления и заканчивается ее сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов. Входящие документы регистрируются в день поступления. Процедура регистрации включает в себя проставление регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа, присвоения документу регистрационного номера (состоящего из двух цифр – год, двух цифр – месяц и 3 цифр – порядковый номер документа в текущем месяце) и занесения данных в БД «Делопроизводство».
Документы электронной почты регистрируются ведущим специалистом КСП города Братска в спец. После регистрации все входящие документы, в том числе и не подлежащие регистрации (за исключением корреспонденции, адресованной служащим КСП города Братска), докладываются председателю КСП города Братска. Передача входящей корреспонденции работникам палаты без регистрации и резолюции председателя палаты не допускается. Резолюция пишется на документе председателем КСП города Братска. Документы с резолюцией председателя КСП города Братска передаются ведущему специалисту для передачи копий документов исполнителям, внесения резолюций в БД «Делопроизводство» и оформлению документа в дело согласно утвержденной номенклатуре.
Факсограммы и документы, полученные по электронной почте, после резолюции председателя КСП города Братска передаются исполнителям с оформлением ведущим специалистом КСП города Братска в журнале учета передачи данных документов под роспись служащему КСП города Братска, получившего эти документы для исполнения. Передача оригинала документа в пользование производится под расписку с обязательной отметкой в журнале выдачи документов. При утрате документа тщательно выясняются все причины и обстоятельства случившегося факта, и, если поиск не дал положительных результатов, документ в установленном настоящей Инструкцией порядке списывается по акту. Окончательное решение и меру ответственности для каждого исполнителя определяет председатель КСП города Братска. Порядок обработки исходящих документов в КСП города Братска 4.2.1. Документы сдаются на подпись и отправку в приемную КСП города Братска в открытом виде.
Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией, иметь необходимые приложения и визы. Проверку правильности оформления проектов подготовленных документов осуществляет ведущий специалист КСП города Братска. При оформлении представленных на подпись документов с нарушениями требований Инструкции они возвращаются исполнителю на доработку. Служащие КСП города Братска вместе с подлинником внутреннего документа, подготовленного к отправке, представляют в приемную список рассылки этих документов за своей подписью. Подписанные председателем КСП города Братска письма передаются для регистрации и отправки в приемную. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах ( см.
Пример № 28). Пример № 28 Образец углового бланка письма КСП города Братска РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА Братск, пр-т Ленина, д. 37 Дата № Кому О чем Председатель инициалы, фамилия исполнителя № телефона 4.2.4.
Регистрация исходящих документов обязательна и состоит из присвоения документу регистрационного номера, содержащего коды подписывающего и подготовившего лица ( см. Пример № 29), порядкового номера, проставления даты и занесения информации в БД «Делопроизводство». Регистрация созданных и отправляемых документов палаты означает получение документом полной юридической силы.
Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается. Обработка и отправка исходящих документов палаты осуществляется централизованно организационным отделом в соответствии с Инструкцией и действующими Почтовыми правилами Министерства транспорта и связи РФ. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, также регистрируются.
Факсограммы и документы, передаваемые по электронной почте, подлежат регистрации в приёмной ведущим специалистом КСП города Братска. Порядок работы по официальным каналам факсимильной и электронной связи в КСП города Братска 4.3.1.Прием и передача служебной информации в КСП города Братска по каналам факсимильной связи и каналам электронной связи КСП города Братска осуществляется с факс-аппарата приёмной КСП города Братска и не является официальной. Копии документов, полученные по указанным каналам связи, носят информационный характер и не могут включаться в формируемые дела. По факс каналам и электронной почте запрещается передавать тексты документов, содержащие секретные сведения, сведения с грифом «Для служебного пользования», сведения конфиденциального характера, не подлежащие публикации. Ответственность за содержание передаваемой информации несет исполнитель, подготовивший материал к передаче, а также служащий КСП города Братска, подписавший передаваемый документ.
Поступающий в КСП города Братска и подлежащий передаче материал учитывается в приёмной КСП города Братска в регистрационных формах (журналах), в которых делается соответствующая запись о дате, времени передачи и приема, адресате и краткое содержание документа. Контроль использования факсимильной и электронной техники, используемой для приема и передачи информации, осуществляет ведущий специалист КСП города Братска. Пример № 29 Перечень индексов для документов, создаваемых и рассылаемых КСП города Братска Индекс Структурное подразделение, должностное лицо палаты 01/КСП для документов коллегии КСП 01 для документов аудиторского направления № 1 02 для документов аудиторского направления № 2(экспертно-аналитическая работа) 03 для документов общего делопроизводства КСП города Братска 04 для кадровых документов 05 для документов главного специалиста КСП города Братска 4.4.
Порядок обработки внутренних документов КСП города Братска 4.4.1. Все созданные в КСП города Братска документы регистрируются (ставятся на учет) в обязательном порядке. Обработка внутренних документов включает в себя проверку: 1) соответствия форматов бланка виду документа; 2) полноты и правильности оформления документа (наличие необходимых реквизитов и их соответствие виду документа); 3) наличия всех страниц документа и всех указанных приложений; 4) выполнения иных требований, предъявляемых настоящей Инструкцией к составлению и оформлению служебного документа При не выполнении указанных требований к представленному на регистрацию документу, он не подлежит регистрации и возвращается исполнителю на доработку.
Внутренним документам палаты присваиваются порядковые номера по каждому виду документа, и они регистрируются в соответствующих журналах ( см. Пример № 30). Не зарегистрированные (не поставленные на учет) соответствующими делопроизводствами КСП документы не являются официальными служебными документами палаты и исключаются из документооборота КСП города Братска. Пример № 30 Примеры форм регистрации и учета документов 1.
Журнал регистрации заключений, актов, информационно-аналитических записок Рег.№ закл. Дата регистр-и / Дата документа Содержание Исполнитель (Ф.
И.О.) К-во Стр./пр Рассылка, № постановления коллегии или исходящего документа 1 2 3 4 5 6 2. Журнал учета решений коллегии №п/п № постановления Дата подписания Кто подписал Содержание № дела 1 2 3 4 5 6 3 Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним № п/п Дата приема ФИО Серия и № Долж- ность Дата и № приказа Роспись лица заполн. Книжку Полу-чено за труд. Дата и основа-ние выдачи Роспись лица, получив. Книжку 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4. Журнал учета бланков строгой отчетности ФИО Долж- ность № удостов. Срок действия удост.
Роспись и дата получ. Роспись и дата возврата удостов. Дата и № акта об уничтож.
Должностная Инструкция Аудитора Контрольно-счетной Палаты
1 2 3 4 5 6 7 5. Журнал учета печатей и штампов палаты № п/п Изображение Печати Наименование ФИО ответственного лица Дата передачи 1 2 3 4 5 6.Журнал учета приказов и распоряжений председателя КСП N п/п № приказа, распоряжения Дата подписания Содержание № дела, страницы 1 2 3 4 5 4.5. Учёт объёма документооборота в КСП города Братска 4.5.1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы КСП города Братска. Проводится как полный, так и выборочный учет документов. Самостоятельно учитываются предложения, заявления, При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий.
Аудиторы, и специалисты аппарата КСП города Братска должны регулярно систематизировать по своим направлениям деятельности состояние переписки, осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки. Ведущий специалист КСП города Братска периодически (ежеквартально) обобщает и анализирует данные об объеме документооборота КСП города Братска, исполнении поручений председателя по входящим документам и докладывает на рабочих совещаниях председателю КСП города Братска результаты анализа и предложения по совершенствованию работы с документами. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ 5.1.
Организационные документы КСП города Братска 5.1.1. Регламент КСП города Братска 5.1.1.1. Домашний очаг.:. История:. Окружающий мир:. Справочная информация.:.:.:.:.:. Техника.:.
Образование и наука:. Предметы:. Мир:.:.
Должностная Инструкция Директора
Бизнес и финансы:.:.:.